Tietosuojaperiaatteet

Henkilötiedon käsite

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä tai hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi ja henkilötunnus.

Oikeus henkilötietojen käsittelyyn

Henkilötietojen käsittelylle kaksi.nolla oy:ssä pitää olla oikeusperuste. Kaksi.nolla oy:ssä tehtävä henkilötietojen käsittely on pääsääntöisesti seurausta sen toiminnasta hoiva-alan palveluntuottajana. Kaksi.nolla oy käsittelee myös sen työntekijöiden henkilötietoja. Kaksi.nolla oy:n työntekijä voi käsitellä henkilötietoja, jos hän tarvitsee niitä työtehtävissään.

Ns. arkaluonteisen henkilötiedon käsite

Arkaluoteisten henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kielletty, ellei poikkeusperustetta ole. Poikkeukset on mainittu Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdassa. Erityisiä tietoryhmiä koskeva käsittely on siis erikseen säänneltyä. Kaksi.nolla oy on oikeutettu käsittelemään arkaluonteisia henkilötietoja 9 artiklan 2 kohdan momenttien b, c ja h perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn periaatteet

Jokaisesta rekisteristä, johon merkitään henkilötietoja, pidetään yllä tietosuojaselostetta. Tietosuojaseloste yhdistää rekisteristä pidettävän rekisteriselosteen sekä rekisteröitävän oikeuksista kertovan dokumentin yhdeksi dokumentiksi. Tietosuojaselosteita pidetään kansioissa yrityksen toimipisteissä sekä kaksi.nolla oy:n toimistossa ja verkkosivuilla. Lisäksi tietosuojaselosteet liitetään kaikkien sellaisten dokumenttien yhteyteen, joissa tiedustellaan henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava tietosuoja-asetuksessa lueteltuja tietosuojaperiaatteita, jotka ohjaavat rekisterinpitäjää käsittelemään henkilötietoja rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia kunnioittavalla tavalla.

Tietosuojaperiaatteet ovat

  1. Käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys

Tällä tarkoitetaan sitä, että kaksi.nolla kerää henkilötietoja ja käyttää niitä ainoastaan laillisiin tarkoituksiin, vain siinä määrin kuin on kaksi.nolla oy:n toiminnan ja tehtävien kannalta tarkoituksenmukaista ja tavalla, joka voidaan kertoa avoimesti.

  1. Käyttösidonnaisuus

Tämä tarkoittaa, että kaksi.nolla kerää henkilötietoja ainoastaan sellaisiin käyttötarkoituksiin, joihin se tarvitsee so. henkilötietoja.

  1. Tietojen minimointi (tarpeellisuusvaatimus)

Tietoja kerätään vain ja ainoastaan niin vähän kuin on välttämätöntä tehtävän tarkoituksenmukaisen toteuttamisen kannalta. 

  1. Tietojen täsmällisyys (virheettömyysvaatimus)

Kerättyjen tietojen tulee olla oikein. Henkilöillä, joiden tietoja on kerätty rekisteriin, on oikeus tarkistaa tietojensa oikeellisuus ja tarvittaessa muuttaa niitä.

  1. Tietojen säilytyksen rajoittaminen

Kaksi.nolla säilyttää henkilötietoja vain sen ajan, kuin on välttämätöntä. 

  1. Tietojen eheys ja luottamuksellisuus

Kaksi.nolla huolehtii käyttöoikeuksin, jotta ainoastaan ne henkilöt, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja, pääsevät käsiksi henkilötietoihin. Henkilötietoja sisältävät digitaalisessa muodossa olevat tiedostot suojataan salasanoilla, jotka ovat vain henkilötietojen käsittelyyn oikeutettujen henkilöiden tiedossa. Fyysisessä muodossa olevat henkilötiedot (esim. paperi) säilytetään lukitussa kaapissa.

  1. Rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus

Kaksi.nolla huolehtii osana esimiestyötä siitä, että tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa. Poikkeamat tietosuojaperiaatteiden noudattamisessa kirjataan.

Turvakielto ja asuinpaikan salassapito

Henkilön asuinpaikkaa koskevien tietojen luovutusrajoituksista säädetään sekä väestötietolaissa että julkisuuslaissa.

Turvakielto: Jos henkilöllä on perusteltu syy epäillä oman tai perheensä turvallisuuden olevan uhattuna, maistraatti voi henkilön pyynnöstä määrätä, ettei hänen kotikunta- tai osoitetietojaan saa antaa väestötietojärjestelmästä muille kuin viranomaisille. Turvakielto on väestötietojärjestelmän tietojen luovutuskielto, joka rajoittaa voimakkaasti näiden tietojen luovuttamista eteenpäin. Tietoja ei luovuteta yksityisille henkilöille tai yrityksille ja viranomaisetkin saavat tietoa vain, jos heillä on erityinen virkatehtävään liittyvä syy, kuten poliisilla rikostutkinta. Usein osoitetta ei siis luovuteta edes viranomaiselle.

Jos kaksi.nollan työntekijä saa tietoonsa, että henkilöllä on turvakielto tai salainen osoitetieto, tulee hänen olla erityisen huolellinen tietojen käsittelyssä esimerkiksi merkitsemällä tieto tarkoituksenmukaisella tavalla.

Salainen puhelinnumero

Puhelinnumeron salassapito edellyttää, että henkilö on pyytänyt tiedon salassapitoa ja hänellä on perusteltu syy epäillä itsensä tai perheensä terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi. Tämä julkisuuslain mukainen salassapitovelvollisuus koskee vain sitä viranomaista, jolle henkilö on esittänyt pyynnön tietojensa luovutuskiellosta.

Jos kaksi.nollan työntekijä saa tietoonsa, että henkilöllä on salainen puhelinnumero, tulee hänen olla erityisen huolellinen tietojen käsittelyssä esimerkiksi merkitsemällä tieto tarkoituksenmukaisella tavalla.

Tarkastusoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan henkilöllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Tämä tarkoittaa sitä että rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä ilmoitettava käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja vai ei ja toimitettava nämä tiedot henkilölle. Kaksi.nolla oy:ssä tarkastusoikeus toteutetaan seuraavasti:

Varmistetaan tiedon pyytäjän henkilöllisyys, koska oikeus on vain omiin tietoihin. Tämä tapahtuu esittämällä paikanpäällä henkilötodistus.

  • Tietoja ei tarvitse antaa heti kun niitä pyydetään, koska asia on ensin arvioitava oikeudellisesti ja tietojen etsiminen vie aikaa
  • Tietosuoja-asetuksen mukaan pyyntö tulee suorittaa ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnöstä.
  • Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä
  • Tietojen pyytäjälle on ilmoitettava mahdollisesta määräajan jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä kerrottava viivästymisen syyt.

Tiedon vastaanottanut henkilö esittää pyynnön kaksi.nolla oy:n toimitusjohtajalle. Toimitusjohtaja varmistaa, että pyytäjältä on varmistettu henkilöllisyys.

Pyytäjälle annetaan tietojen täsmentämiseksi Wordilla tehty lomake, jossa esitetään seuraavat asiat:

  • Yksilöintitiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot)
  • ”Haluan tarkastaa tietoni seuraavalta ajanjaksolta”
  • ”Haluan tiedot paperitulosteena/kirjatussa kirjeessä/haen tiedot henkilökohtaisesti/sähköisessä muodossa”

Tiedon pyytäjälle näytetään tai annetaan tulostettu Excel-tiedosto (.csv-muodossa), jossa esitetään rekisterin nimi sekä henkilöstä rekisteriin kirjatut tiedot.

 Jos rekisteröity esittää pyynnön saada sähköisessä tiedossa, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Tällöin tiedot annetaan joko muistitikulla tai sähköpostitse lähetettynä. Molemmissa tapauksissa tiedostomuoto on Excelin .csv -tiedostomuoto. Näin toimitaan myös, mikäli rekisteröity haluaa, että häntä koskevat tiedot toimitetaan kolmannelle osapuolelle.

  • Mikäli tieto lähetetään sähköpostitse, tulee se tehdä työnantajan tähän käyttöön hyväksymältä tietokoneelta, työnantajan sähköpostiosoitteesta sekä salausta käyttäen.

Mikäli henkilöstä ei löydy tietoja, henkilölle kerrotaan, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Henkilötietojen luovuttaminen

Kaksi.nolla oy:n rekistereihin merkittyjä tietoja ei luovuteta lähtökohtaisesti eteenpäin.

Työntekijöiden osalta tietoja luovutetaan sähköisesti työntekijän suostumuksella verottajan tietojärjestelmään, eläkevakuuttajan tietojärjestelmään, tilitoimiston tietojärjestelmään, työvuorosuunnittelun tietojärjestelmään , ammattiliittojen tietojärjestelmiin  sekä työterveyshuollon tuottajalle.

Sosiaalihuollon asiakasrekisterin tietoja ja RAIsoft-LTC arviointitietoja luovutetaan pyydettäessä sähköisesti tai manuaalisesti sosiaalihuollosta vastaaville viranomaisille. (Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 20 §)

Henkilötietojen poistaminen rekisteröidyn pyynnöstä

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa poistoa osittain tai kokonaan yhdestä tai useammasta rekisteristä. Mikäli rekisteröity antaa pyynnön, toimitaan seuraavasti:

Varmistetaan tiedon pyytäjän henkilöllisyys, koska oikeus on vain omiin tietoihin. Tämä tapahtuu esittämällä paikan päällä henkilötodistus.

  • Tietoja ei tarvitse antaa heti kun niitä pyydetään, koska asia on ensin arvioitava oikeudellisesti ja tietojen etsiminen vie aikaa
  • Tietosuoja-asetuksen mukaan pyyntö tulee suorittaa ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnöstä.
  • Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä
  • Tietojen pyytäjälle on ilmoitettava mahdollisesta määräajan jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä kerrottava viivästymisen syyt.

Tiedon vastaanottanut henkilö esittää pyynnön kaksi.nolla oy:n toimitusjohtajalle. Toimitusjohtaja varmistaa, että pyytäjältä on varmistettu henkilöllisyys.

Toimitusjohtaja poistaa pyydetyt tiedot rekisteristä, ellei lainsäädännöstä johtuva velvoite määrää toisin.

Tietosuojaselosteet

1.    Rekisterinpitäjä

Osakeyhtiö kaksi.nolla

Y-tunnus 2560387-9

Pohjolankatu 29 C 3

33500 Tampere

2.    Rekisterin yhteyshenkilö

Teo-Ilmari Tuovinen

Gsm: 050 434 4216

teo.tuovinen@kaksinolla.fi

3.    Rekisterin nimi

Sosiaalihuollon asiakasrekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttö mahdollistaa asiakassuhteen hoitamisen ja sosiaalihuollon palvelujen toteuttamisen asiakkaalle.

5.    Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kirjataan asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite. Lisäksi kirjataan lähiomaisten yhteystiedot ja tiedot mahdollisesta edunvalvojasta.

Lisäksi rekisteriin kirjataan palvelumaksun määrittämiseen liittyviä tietoja ja asiakkaan raha-asioiden hoitamiseen liittyvät tiedot. Lisäksi kirjataan muut sosiaalipalvelujen järjestämiseksi vaadittavat välttämättömät tiedot.

6.    Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja antavat itse asiakas, lähiomainen sekä tarvittaessa viranomaistahot.

Tietojen hankinnassa noudatetaan lakia potilaan asemasta ja oikeuksista, lakia sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista sekä henkilötietolakia.

7.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan asiakkaan itsensä tai hänen laillisen edustajansa antamalla suostumuksella. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön perustella.

Tiedot ovat salaisia ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus, josta on sovittu erillisellä salassapitosopimuksella.

Tietoja ei siirretä EU ja ETA alueen ulkopuolelle.

8.    Rekisterin suojauksen periaatteet

  1. Manuaalinen rekisteri: Reksiterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja asiakastietoja voivat käyttää vain asiakkaan hoidon toteutukseen liittyvät henkilöt. Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuolisilta ja sen käyttöä valvotaan.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sen käyttöä valvotaan.

  1. Sähköinen rekisteri: Reksiterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja asiakastietoja voivat käyttää vain asiakkaan hoidon toteutukseen liittyvät henkilöt. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Tietokoneella olevia tietoja käytetään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Yksikön vastuuhenkilö päättää käyttöoikeuksien ajantasaisuudesta, myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus on rajattu tehtävien mukaan.

9.    Tarkastusoikeus – ja virheen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Hänellä on myös oikeus vaatia niihin korjausta. Tarkastus- ja korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista ja korjaamista.

10.   Rekisteröidyn informointi

Asiakkaalle kerrotaan asiakasrekisteristä ja sen käyttötarkoituksesta sekä pyydetään lupa asiakastietojen kirjaamiseen ja mahdolliseen luovuttamiseen. Asiakasrekisterin rekisteriseloste löytyy kaksi.nolla oy:n toimistolta (Pohjolankatu 29 C 3, 33500 Tampere) sekä asumisyksikön (Kontu, Toukola-talo, Rauhaniementie 19, 33180 Tampere, kerrokset 3 ja 4) kaikkien ryhmäkotien omavalvontakansiosta.

11.   Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilmatrikkelia ja sukututkimusta varten.

1.    Rekisterinpitäjä

Osakeyhtiö kaksi.nolla

Y-tunnus 2560387-9

Pohjolankatu 29 C 3

33500 Tampere

2.    Rekisterin yhteyshenkilö

Teo-Ilmari Tuovinen

Gsm: 050 434 4216

teo.tuovinen@kaksinolla.fi

3.    Rekisterin nimi

RAIsoft-LTC arviointirekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriä käytetään asiakkaan toimintakyvyn arviointiin. Tietoja käytetään hoidon suunnittelussa ja arvioinnissa sekä johtamisen apuvälineenä.

5.    Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kirjataan asiakkaan yksilöinti ja yhteystiedot sekä asiakkaan palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät tiedot. Tietoina kirjataan nimi, henkilötunnus, asiakkaaksi tulo ja hoidon tarkoitus. Lisäksi kirjataan RAI-arviointitiedot: kognitiivinen kyky, kommunikaatio kuulo/näkö, mieliala ja käyttäytyminen, psykofysiaalinen hyvinvointi, fyysinen toimintakyky ja rakenteelliset ongelmat, pidätyskyky, diagnoosit, terveydentila, suun terveys, ravitsemustila, hampaisto ja ihon kunto, aktiivisuus ja harrastaminen, lääkitys, erityishoidot, yleistila ja uloskirjausmahdollisuudet.

6.    Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään havainnoimalla asiakasta ja niitä täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla. Lisäksi käytetään potilastietojärjestelmän tietoja.

Tietojen hankinnassa noudatetaan lakia potilaan asemasta ja oikeuksista, lakia sosiaalihuollon asiakkaan asemasta sekä henkilötietolakia.

7.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tiedot luovutetaan siihen oikeutetuille viranomaisille asiakkaan kirjallisella suostumuksella.

Terveyden ja Hyvinvoinnin Laitoksen(THL) ylläpitämään tutkimustietokantaan tiedot luovutetaan kaksi kertaa vuodessa.

Tietoja ei siirretä EU ja ETA alueen ulkopuolelle.

8.    Rekisterin suojauksen periaatteet

  1. Manuaalinen rekisteri: Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja asiakastietoja voivat käyttää vain asiakkaan hoidon toteutukseen liittyvät henkilöt. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työntekijöiden työpisteissä organisaation ohjeiden mukaisesti.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sen käyttöä valvotaan.

  1. Sähköinen rekisteri: Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja asiakastietoja voivat käyttää vain asiakkaan hoidon toteutukseen liittyvät henkilöt. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. 

Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelusuhteen päätyttyä. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka on määritelty yrityksen tietoturvaperiaatteiden mukaan. Tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai hoitosuhteeseen. Tietojen käyttöä on mahdollista valvoa rekisterin lokitiedostoon tallentuneen tiedon perusteella. Lokitiedoston käytöstä ja työntekijän rekisterissä olevan käyttöoikeuden päättymisestä organisaatio huolehtii itse.

Järjestelmä sijaitsee OyRaisoft Ltd.n palvelimella ja sitä käytetään työyksiköiden työasemilta. Järjestelmän palvelin säilytetään asianmukaisissa, lukituissa tiloissa.

9.    Tarkastusoikeus – ja virheen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Hänellä on myös oikeus vaatia niihin korjausta. Tarkastus- ja korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista ja korjaamista.

10.   Rekisteröidyn informointi

Asiakkaalle kerrotaan asiakasrekisteristä ja sen käyttötarkoituksesta sekä pyydetään kirjallinen lupa asiakastietojen kirjaamiseen ja mahdolliseen luovuttamiseen. Asiakasrekisterin rekisteriseloste löytyy kaksi.nolla oy:n toimistolta (Pohjolankatu 29 C 3, 33500 Tampere) sekä asumisyksikön (Kontu, Toukola-talo, Rauhaniementie 19, 33180 Tampere, kerrokset 3 ja 4) kaikkien ryhmäkotien omavalvontakansiosta.

11.   Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilmatrikkelia ja sukututkimusta varten.

1.    Rekisterinpitäjä

Osakeyhtiö kaksi.nolla

Y-tunnus 2560387-9

Pohjolankatu 29 C 3

33500 Tampere

2.    Rekisterin yhteyshenkilö

Teo-Ilmari Tuovinen

Gsm: 050 434 4216

teo.tuovinen@kaksinolla.fi

3.    Rekisterin nimi

Henkilöstöhallinnon henkilörekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.

5.    Rekisterin tietosisältö

Tietotyypit:
1. Tunnistetiedot:
– nimi, henkilötunnus, osoite
2. Arkaluonteiset tiedot
– ammattiliiton jäsenyys
3. Muut tiedot
-palvelussuhteeseen liittyvät tiedot, tehtävään liittyvät tiedot, palkkaukseen liittyvät tiedot, verotiedot, ulosottotiedot, kirjanpitotiedot, kansalaisuus, koulutus, kielitaito, työura, sivutoimiluvat, luottamustehtävät, eläkepäätökset, vuosilomat, käydyt kurssit, työajanseurantatiedot, tietojärjestelmien käyttöoikeustiedot

6.    Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn oma ilmoitus. Henkilöstöhallinnolliset päätökset.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan sähköisesti työntekijän suostumuksella verottajan tietojärjestelmään, eläkevakuuttajan tietojärjestelmään, tilitoimiston tietojärjestelmään, työvuorosuunnittelun tietojärjestelmään, ammattiliittojen tietojärjestelmiin sekä työterveyshuollon tuottajalle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8.    Rekisterin suojauksen periaatteet

  1. Manuaalinen rekisteri: Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja voivat käyttää vain henkilöstöhallinnosta vastaavat henkilöt. Henkilöstörekisteri on suojattu ulkopuolisilta ja sen käyttöä valvotaan. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sen käyttöä valvotaan.
  2. Sähköinen rekisteri: Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja asiakastietoja voivat käyttää vain henkilöstöhallinnosta vastaavat henkilöt. Tietokoneella olevia tietoja käytetään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla ja käytöstä muodostuu lokitiedosto. Yrityksen johto päättää käyttöoikeuksien ajantasaisuudesta, myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus on rajattu tehtävien mukaan.

9.    Tarkastusoikeus – ja virheen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Hänellä on myös oikeus vaatia niihin korjausta. Tarkastus- ja korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista ja korjaamista.

10.  Rekisteröidyn informointi

Rekisteröidylle kerrotaan asiakasrekisteristä ja sen käyttötarkoituksesta sekä pyydetään lupa tietojen kirjaamiseen ja mahdolliseen luovuttamiseen. Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste löytyy kaksi.nolla oy:n toimistolta (Pohjolankatu 29 C 3, 33500 Tampere) sekä toimipisteistä (Kontu, Toukola-talo, Rauhaniementie 19, 33180 Tampere, kerrokset 3 ja 4).

11.  Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilmatrikkelia ja sukututkimusta varten.

1.    Rekisterinpitäjä

Osakeyhtiö kaksi.nolla

Y-tunnus 2560387-9

Pohjolankatu 29 C 3

33500 Tampere

2.    Rekisterin yhteyshenkilö

Teo-Ilmari Tuovinen

Gsm: 050 434 4216

teo.tuovinen@kaksinolla.fi

3.    Rekisterin nimi

Kotipalvelun ja kotisairaanhoidon asiakasrekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin ensisijaisena tarkoituksena on kotipalvelun asiakassuhteen hoitaminen. Kotipalvelun sekä kotisairaanhoidon asiakkaista ja potilaista kerätään rekisteriin tietoja hoidon suunnittelun, toteutuksen ja jatkuvuuden sekä laskutuksen vuoksi.

5.    Rekisterin tietosisältö

a.      Sähköisesti tallennetut tiedot

Kotipalvelun ja kotisairaanhoidon sähköisenä asiakasrekisterinä toimii NurseBuddy – hoivaohjelmisto, johon kirjataan palvelu- ja hoitosuunnitelmaan liittyvät tiedot. Rekisteri koostuu henkilötietojen (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot) lisäksi asiakkaan mahdollisista lääkityksistä ja muista terveystiedoista, jotka vaikuttavat hoitoon. Lisäksi voidaan rekisteröidä asiakkaan tilaamat palvelut, palvelun jälkeinen raportti sekä laskutustiedot.

b.      Manuaalisesti tallennetut tiedot

Kotipalvelun asiakaskohtaisessa kansiossa säilytetään palvelusopimus, asiakkaan suostumukset sekä mahdolliset käsintehdyt muistiinpanot.

6.    Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään, jonka kanssa tehdään palvelusopimus sekä tavoitteellinen palvelu- ja hoitosuunnitelma. Asiakkaalle tehdään palvelu- ja hoitosuunnitelman laatimisen yhteydessä haastattelu, jonka tiedot kirjataan asiakastietojärjestelmään. Tietoa järjestelmään kertyy asiakassuhteen hoitamisessa ja palvelujen käytöstä.

7.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle taholle vaan yritys hoitaa itse sekä hoitosopimukset, hoidon sekä raportoinnin. Tiedot voidaan siirtää asiakkaan kirjallisella suostumuksella esimerkiksi terveyskeskuksen lääkärille, joka pyytää saada yritykselle kertyneitä tietoja lääkärikäynnin tueksi. Asiakastietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8.    Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Sähköiseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

9.    Tarkastusoikeus – ja virheen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Kontu kotohelpin asiakasrekisteriin on talletettu. Hänellä on myös oikeus vaatia niihin korjausta. Tarkastus- ja korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista ja korjaamista.

10.   Rekisteröidyn informointi

Asiakkaalle kerrotaan asiakasrekisteristä ja sen käyttötarkoituksesta sekä pyydetään kirjallinen lupa asiakastietojen kirjaamiseen ja mahdolliseen luovuttamiseen. Kontu kotohelpin rekisteriseloste löytyy omavalvontakansiosta kaksi.nolla oy:n toimistolta (Pohjolankatu 29 C 3, 33500 Tampere) sekä Kontu kotohelpin verkkosivuilta.

11.   Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilmatrikkelia ja sukututkimusta varten.

 

 

 

1.    Rekisterinpitäjä

Osakeyhtiö kaksi.nolla

Y-tunnus 2560387-9

Pohjolankatu 29 C 3

33500 Tampere

2.    Rekisterin yhteyshenkilö

Teo-Ilmari Tuovinen

Gsm: 050 434 4216

teo.tuovinen@kaksinolla.fi

3.    Rekisterin nimi

Verkkosivuston yhteydenottolomakkeen käyttörekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja ylläpidetään, jotta palautelomakkeella ja poikkeamalomakkeella tuleviin viesteihin voidaan vastata ja niiden lähettäjiin pitää yhteyttä.

5.    Rekisterin tietosisältö

Käyttäjä voi ilmoittaa seuraavia henkilötietojaan:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Tietoja toiminnassa ilmenevistä poikkeamista
  • Muita vapaamuotoisia tietoja

6.    Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan suoraan käyttäjiltä itseltään verkkolomakkeiden kautta.

7.   Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselle taholle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8.    Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy henkilötietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, jotka pääsevät tietoihin käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoverkko ja laitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muin teknisin toimenpitein.

9.    Tarkastusoikeus – ja virheen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Hänellä on myös oikeus vaatia niihin korjausta. Tarkastus- ja korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetusti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista ja korjaamista.

10.  Rekisteröidyn informointi

Rekisteröidylle kerrotaan asiakasrekisteristä ja sen käyttötarkoituksesta sekä pyydetään lupa tietojen kirjaamiseen ja mahdolliseen luovuttamiseen. Henkilöstörekisterin tietosuojaseloste löytyy kaksi.nolla oy:n toimistolta (Pohjolankatu 29 C 3, 33500 Tampere) sekä toimipisteistä (Kontu, Toukola-talo, Rauhaniementie 19, 33180 Tampere, kerrokset 3 ja 4).

11.   Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilmatrikkelia ja sukututkimusta varten.

 

Yhteystiedot

kaksi.nolla oy

Pohjolankatu 29 C 3
33500 Tampere
puh. 050 434 4216

Laskutus

Y-tunnus: 2560387-9

Verkkolaskuosoite: FI4157300820589733
Operaattori: Osuuspankki (OKOYFIHH)

Ota yhteyttä

© 2018 osakeyhtiö kaksi.nolla oy